আরএফআইডি ফাইল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম
ফাইল ব্যবস্থাপনার জন্য এক-স্টপ সমাধান
আরএফআইডি ফাইল ব্যবস্থাপনা সিস্টেম
আরএফআইডি ফাইল ব্যবস্থাপনাএটি এমন একটি সিস্টেম যা ফাইল ট্র্যাক ও পরিচালনা করতে রেডিও ফ্রিকোয়েন্সি প্রযুক্তি ব্যবহার করে, এবং ফাইল ট্র্যাকিং ব্যবস্থাপনার কার্যকারিতা ও নির্ভুলতা উন্নত করে। আরএফআইডি ট্যাগ ব্যবহার করে নথি দ্রুত খুঁজে বের করা ও শনাক্ত করা যায়, ফলে হাতে করে খোঁজার জন্য প্রয়োজনীয় সময় ও শ্রম কমে যায়। আরএফআইডি ফাইল ব্যবস্থাপনা, নথি ট্র্যাক করার পাশাপাশি, নথির ব্যবহার ও প্রচলন সম্পর্কেও মূল্যবান তথ্য প্রদান করতে পারে।
সিস্টেমের উদ্দেশ্য
সিস্টেমের সুবিধাগুলি
বাস্তবায়ন প্রক্রিয়া
প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম
সিস্টেমের উদ্দেশ্য
ফাইল সংরক্ষণের কার্যকারিতা উন্নত করুন
প্রচলিত ব্যবস্থাপনা পদ্ধতিতে, লাইব্রেরিতে প্রবেশের পর আর্কাইভগুলোকে প্রথমে শ্রেণিবদ্ধ, বাছাই এবং বাঁধাই করা হয় এবং তারপর আর্কাইভ বক্সের প্রাসঙ্গিক তথ্য হাতে লিখে রাখা হয়, যা আর্কাইভ ফাইল ব্যবস্থাপনাকে অত্যন্ত অদক্ষ করে তোলে।
ফাইল অ্যাক্সেসের সময় হ্রাস পেয়েছে
আর্কাইভের আকার ও প্রকারভেদ বাড়ার সাথে সাথে ফাইল খুঁজে পাওয়া ক্রমশ কঠিন হয়ে পড়ছে। ফাইলগুলো একবার প্রয়োজন অনুযায়ী সংরক্ষণ করা না হলে, সেগুলো খুঁজে পাওয়া খুবই কঠিন হয়ে যায়।
ফাইল বিন্যাসের ক্রম
সাধারণত ফাইল শ্রেণিবিন্যাস অনুযায়ী সংরক্ষণ করা হয়, কিন্তু হস্তচালিত কার্যকলাপ, অবহেলা এবং ভুলের কারণে ফাইল সংরক্ষণের ক্রম অনিবার্যভাবে বিঘ্নিত হয় এবং ফাইল সংরক্ষণ ক্রমশ আরও বেশি অগোছালো হয়ে পড়ছে।
ফাইল ইনভেন্টরির বৈজ্ঞানিক প্রকৃতি উন্নত করুন
ফাইলের সংখ্যা অনেক বেশি এবং আর্কাইভের সামগ্রীগুলো ফাইল বক্সে প্যাকেজ করা থাকে বলে, যদি সম্পূর্ণ ফাইল সামগ্রীর তথ্যের তালিকা তৈরি করার প্রয়োজন হয়, তবে কেবল হাতে লিখে শনাক্তকরণ ও রেকর্ড করার উপরই নির্ভর করতে হয়, যার ফলে কাজের চাপ অনেক বেশি হয়।
ফাইল ব্যবস্থাপনাকে সময়োপযোগী করুন
আর্কাইভ ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে, মূল্যহীন ও মেয়াদোত্তীর্ণ ফাইলগুলো নিয়মিতভাবে ধ্বংস করা এবং সেগুলোর বিষয়ে ব্যবস্থা গ্রহণ করা প্রয়োজন। প্রচলিত ব্যবস্থাপনা পদ্ধতিতে আর্কাইভের ইনভেন্টরি বা তালিকা তৈরির অসুবিধার কারণে, ব্যবস্থাপকরা ফাইলগুলোর সংরক্ষণের সময়কাল সম্পর্কে তথ্য জানতে পারেন না, ফলে অকার্যকর ফাইলগুলো সময়মতো শনাক্ত ও সেগুলোর বিষয়ে ব্যবস্থা নেওয়া সম্ভব হয় না।
সিস্টেমের সুবিধা
উচ্চ দক্ষতা
ইনভেন্টরির হার দ্রুত, ইনভেন্টরি লেবেলের সংখ্যা ৩০০-এর বেশি এবং তথ্য পেতে কোনো ত্রুটি ছাড়াই সর্বোচ্চ ৮ সেকেন্ড সময় লাগতে পারে।
তথ্যায়ন
গ্রহণ, ফেরত এবং ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা বুদ্ধিভিত্তিক, কোনো ম্যানুয়াল প্রক্রিয়াকরণ নেই, যা কাজের দক্ষতা বৃদ্ধি করে।
স্বয়ংক্রিয়করণ
সঠিক অবস্থান, টুল ক্যাবিনেটে নির্ভুলভাবে স্থাপন করা যায়, স্তর
স্বয়ংক্রিয়করণ
ফাইল ইলেকট্রনিক ট্যাগে থাকা TID বা EPC কোডটি ফাইল ক্যাটালগ ডেটার সাথে এক-একভাবে আবদ্ধ থাকে।
বুদ্ধিমত্তা
বুদ্ধিমান ফাইল ক্যাবিনেটের স্বয়ংক্রিয় ইনভেন্টরি, ধার দেওয়া ও ফেরতের রিয়েল-টাইম আপডেট, অ্যাক্সেস রেকর্ডের স্বয়ংক্রিয় আপডেট সিস্টেমের পটভূমি
সিস্টেম প্রবাহ
হার্ডওয়্যার কনফিগারেশন
আরএফআইডি ট্যাগ, রিডার এবং সংশ্লিষ্ট হার্ডওয়্যার সরঞ্জাম কিনতে হবে। একই সাথে, প্রকৃত প্রয়োজন অনুযায়ী উপযুক্ত ফাইল ক্যাবিনেট এবং সিস্টেম সফটওয়্যার নির্বাচন করতে হবে।
লেবেল পেস্ট
ফাইলটিতে আরএফআইডি ট্যাগটি সংযুক্ত করুন এবং সিস্টেমে প্রাসঙ্গিক তথ্য প্রবেশ করান।
ফাইল স্ক্যান করুন
ফাইল স্ক্যান করতে এবং সিস্টেমে তথ্য প্রবেশ করাতে আরএফআইডি রিডার ব্যবহার করুন।
দৈনন্দিন ব্যবস্থাপনা
সিস্টেমের মাধ্যমে ফাইলগুলির দৈনন্দিন ব্যবস্থাপনা, যেমন অনুসন্ধান, মজুদ ইত্যাদি।
সিস্টেম রক্ষণাবেক্ষণ
সিস্টেমের স্থিতিশীলতা ও নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে নিয়মিত সিস্টেমটি রক্ষণাবেক্ষণ ও আপগ্রেড করুন।
প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম
সরঞ্জামের তালিকাঃ
১. আরএফআইডি স্মার্ট ফাইল ক্যাবিনেট
২. আরএফআইডি ফাইল বক্স
৩. আরএফআইডি লেবেল প্রিন্টার
৪. আরএফআইডি নিরাপত্তা প্রবেশাধিকার নিয়ন্ত্রণ
৫. আরএফআইডি হ্যান্ড-হেল্ড
৬. আরএফআইডি কাগজের লেবেল
……
ইউএইচএফ হ্যান্ডহেল্ড রিডার
আরএফআইডি স্মার্ট কেবিন
হ্যান্ডহেল্ড ডেটা টার্মিনাল
